Giao nhận hàng là hoạt động phổ biến trong hoạt động kinh doanh. Sau đây travandon sẽ cung cấp mẫu phiếu giao hàng và Cách ghi phiếu giao hàng tư nhân cho khách hàng được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất hiện nay.
Phiếu giao hàng là gì?
Phiếu giao hàng như một loại hợp đồng, văn bản bản trung gian nhằm cung cấp thông tin hàng hóa cho các bên giao dịch. Có thể đưa nhiều mặt hàng, dịch vụ vào phiếu giao hàng cũng như những hàng hóa đã sử dụng, dịch vụ hoàn thành. Việc xuất phiếu giao hàng sẽ do bên bán hàng làm.
Khách hàng hay người nhận khi nhận được phiếu giao hàng cần phải kiểm tra các mặt hàng, số lượng và thông tin để đối chiếu với sản phẩm thực tế. Khi đã xác nhận hàng hóa khớp với trong phiếu giao nhận hàng hóa, đạt yêu cầu thì khách hàng ký xác nhận và tiến hành thanh toán.
2. Mẫu phiếu giao hàng được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất
Cách ghi phiếu giao hàng tư nhân cho khách
3.Những nội dung cần có trong phiếu giao hàng
Trong một mẫu giấy giao hàng cần phải đảm bảo những nội dung cơ bản sau đây:
- Thông tin về cơ sở cung cấp các sản phẩm, dịch vụ
- Thông tin về tên cơ quan, hình thức liên lạc, địa chỉ
- Thông tin khách hàng thực hiện giao dịch kinh doanh: Họ tên, hình thức liên lạc, địa chỉ
- Thông tin sản phẩm: Tên mặt hàng, mã sản phẩm, số lượng, đơn giá, tổng tiền thu
- Ghi chú: Những gì ngoài lề mà cả hai bên muốn trao đổi về mặt hàng như chất lượng, màu sắc theo đúng ý người thực hiện giao dịch
- Chữ ký: Chữ ký của kế toán kho, chữ ký khách hàng
Có những phiếu giao nhận hàng sẽ nhằm mục đích trao đổi mua bán hàng hóa giữa hai doanh nghiệp, phiếu xuất kho, phiếu thu của khách hàng thực hiện hoặc kinh doanh cổ phiếu.
Phiếu giao hàng có bắt buộc sử dụng không?
Đây là câu hỏi mà rất nhiều người thắc mắc khi chưa thực sự hiểu về vai trò thực sự của phiếu giao nhận hàng. Phiếu giao nhận hàng bên cạnh việc xác nhận hàng hóa thì nó còn có chức năng kiểm soát hàng hóa, tiền bạc, là một cách ghi chép gián tiếp mà những kế toán kho cần có.
Mặt khác, có rất nhiều người cần phải chịu trách nhiệm cho quá trình này vì họ trực tiếp thực hiện những quy trình trong một chuỗi cung ứng hàng hóa nên không thể thiếu phiếu giao nhận hàng. Ý nghĩa của phiếu giao hàng là để xác định các mặt hàng đã hoàn thành việc giao dịch với khách hàng. Chính vì vậy, phiếu giao hàng là một thủ tục không thể thiếu trong mỗi giao dịch hàng hóa.
Phiếu giao hàng có giá trị pháp lý không?
Hình thức của phiếu giao hàng cũng có đôi phần giống hợp đồng giao dịch, trao đổi hàng hóa giữa doanh nghiệp với đối tác, khách hàng của mình. Mặc dù, phiếu giao nhận hàng có vai trò rất quan trọng trong các quá trình trao đổi, cung ứng hàng hóa những giá trị pháp lý của nó hoàn toàn bằng 0.
Tuy nhiên, có thể dùng phiếu giao hàng làm bằng chứng xác nhận thông tin giao nhận hàng khi có xảy ra vấn đề tranh chấp giữa các bên nếu có. Vì vậy, đừng coi thường mẫu giấy giao nhận hàng hóa để rồi chính bạn sẽ gặp rắc rối nếu có những tình huống tranh chấp bất ngờ phát sinh.
4. Cách lập phiếu giao hàng
Khi lập phiếu giao hàng, cần lưu ý những điều sau:
– Thông tin đơn vị vận chuyển
Đây là phần thông tin ở đầu phiếu giao hàng để người nhận có thể nắm được thông tin về đơn vị vận chuyển. Thông tin chi tiết bao gồm:
+ Tên của hãng vận chuyển
+ Trụ sở chính
+ Đường dây nóng
+ Địa chỉ email và fax
+ Logo của đơn vị vận chuyển
– Thời gian xuất phiếu
Đây là nội dung quan trọng cần ghi đầy đủ và chính xác. Trong một số trường hợp ngoài ý muốn, thời gian ghi trên mẫu phiếu giao hàng có thể sẽ là căn cứ để giải quyết mâu thuẫn, tranh chấp.
– Thông tin khách hàng và người nhận
Trong phần danh mục này cần phải đảm bảo những thông tin như sau:
+ Tên khách hàng, người mua hàng
+ Tên người nhận hàng
+ Địa chỉ giao hàng
+ Số điện thoại được gọi để giao hàng
+ Giải thích các vấn đề về việc giao dịch hoặc thu tiền hàng hóa
Cần xác nhận chính xác thông tin khách hàng trước khi giao hàng để tránh trường hợp thông tin không chính xác gây chậm trễ trong quá trình giao hàng.
– Danh sách hàng hóa
Những nội dung cần có trong phần danh sách hàng hóa sẽ bao gồm:
+ Tên sản phẩm
+ Thông tin sản phẩm
+ Số lượng
+ Hiện trạng
+ Giá thành (viết bằng chữ và số)
Trong quá trình lên danh sách sản phẩm cần có sự linh hoạt trong việc kiểm kê kỹ lưỡng sản phẩm để tránh những trường hợp bất ngờ xảy ra.
– Chữ ký xác nhận
Chứ kỹ cần ghi rõ cả họ tên, có thể sử dụng cả hình thức đóng dấu để nâng cao giá trị của phiếu giao hàng.
Trên đây là cách ghi phiếu giao hàng được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất.
